Pourquoi vous devez vite passer vos logiciels de caisse en version homologuée

A partir de ce premier janvier 2018, les logiciels associés aux caisses enregistreuses dans les magasins devront faire l’objet d’une certification. Le vôtre est peut-être déjà en règle. Mais il vaut mieux le vérifier. Car l’absence de certificat de votre fournisseur peut vous couter jusqu’à 7 500 euros d’amende.

Ce début d’année 2018 marque un changement majeur pour l’ensemble des commerçants qui travaillent avec le public et sont assujettis à la perception de la TVA. En effet, et pour lutter contre une fraude à la TVA estimée à environ 3 milliards d’euros par an, l’Etat leur impose désormais de travailler exclusivement avec des caisses enregistreuses – et les logiciels associés – ayant fait l’objet d’une homologation.

Les pratiques délictueuses combattues sont bien connues. Il ne s’agit pas vraiment de s’attaquer à l’encaissement en espèces de petits montants, ce qui ne donne lieu à l’établissement obligatoire de tickets de caisse que si le client le demande… ou si la somme est supérieure à 25 euros.

Ce sont surtout des logiciels frauduleux qui sont dans le viseur de l’administration fiscale, permettant par exemple de ne comptabiliser que 3 encaissements sur 4 ou encore de reprendre a postériori l’ensemble des encaissements enregistrés en espèces pour en éliminer certains … et la TVA qui va avec.

La nouvelle règlementation entend éliminer ces malversations en imposant l’usage de systèmes qui interdisent les écritures – ou effacements – dans les bases comptables, postérieurement à l’encaissement. Notons au passage qu’il s’agit, ni plus ni moins, que de se mettre en conformité avec les normes déjà en vigueur au niveau des logiciels de comptabilité classiques utilisés dans la plupart des entreprises.

Si votre système est récent et/ou que vous échangez régulièrement avec votre fournisseur, il devrait vous suffire de demander à l’éditeur du logiciel de caisse un certificat d’homologation, que lui-même aura dû se procurer auprès d’une autorité de certification, voir l’auto-émettre. En le produisant lors d’un éventuel contrôle des impôts, vous prouverez ainsi simplement que vous êtes en règle.

Si vous avez une caisse ancienne, et pas de nouvelles de votre fournisseur : Vous allez probablement devoir changer de matériel. Si ce n’est déjà fait, dépêchez-vous, et surtout gardez trace de vos échanges, même infructueux, avec votre ancien fournisseur, ou avec ceux censés vous fournir votre prochaine solution. En effet, l’usage d’un système non-homologué vous coutera, si vous êtes contrôlé dans cette situation, une amende de 7 500 euros et que vous devrez, de toute façon, vous mettre en règle même dans ce cas, dans un délai de 60 jours après le procès-verbal. Le montant de cette amende est plus élevé que le prix de la plupart des systèmes de caisse. Notez cependant que les inspecteurs chargés du contrôle sont censés accompagner le mouvement plutôt que de sanctionner, au moins durant les premiers mois 2018. D’où l’importance garder une trace écrite de vos démarches, pour prouver votre bonne foi.

Ce qui devient interdit

En comptabilité, un principe de base est de n’écrire qu’une seule fois une facture et de l’enregistrer avec un numéro d’ordre unique dans une base de données infalsifiable. Si, par la suite, la facture émise comprend des erreurs et est contestée, vous devez en théorie émettre un avoir correspondant à la facture erronée, puis émettre la nouvelle avec un nouveau numéro d’ordre.

En pratique, cette règle est contraignante et souvent, lors des échanges en BtoB, les micro-entrepreneurs corrigent purement et simplement le fichier initial (émis par exemple en Word). C’est illégal, mais efficace et, si cela est fait sans arrière-pensée frauduleuse, acceptable.

Le problème est que certains utilisent cette possibilité technique de « réécriture » sur un enregistrement comptable pour, au choix, modifier la valeur de la facture (à la baisse évidement pour payer moins de TVA) ou carrément l’effacer. En échange BtoB, ceci n’est pas d’intérêt car le client, qui veut se faire rembourser la TVA récupérable, va faire remonter à l’administration fdiscale une valeur incorrecte par rapport à ce qu’aura déclaré l’émetteur de la facture.

En revanche, avec le grand public lorsqu’il passe à la caisse, c’est tout à fait possible, puisque le client ne fait pas vraiment la différence entre le prix HT et le prix TTC qu’il a payé. Voilà pourquoi, désormais, et pour éviter cela, le Fisc impose des logiciels de caisse rendant impossible des réécritures ultérieures sur les fichiers enregistrant les encaissements.

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