Louer son logiciel bureautique : faut-il et peut-on encore dire non ?

Louer ou acheter ses logiciels ? Depuis plusieurs années, l’offre bascule en faveur de la première solution. Surtout lorsqu’il est question de bureautique. Mais la décision saurait être la même selon l’activité de l’entreprise, sa dynamique… et ses compétences informatiques.

Il est aujourd’hui quasiment impossible d’acheter la suite logicielle Office de Microsoft pour PME. Du moins dans sa version de l’année. Même en tapant achat de Office Business Premium, vous tomberez sur une page du site de l’éditeur qui vous propose… un abonnement en mode SAAS (software as a service).

Pas une bonne affaire ?

Du coup les arguments traditionnellement mis en avant pour convaincre de louer ont-ils encore de l’importance ? On peut tout de même les rappeler ici :

  • Un prix facial plus attractif que l’achat de la licence : une version 1 utilisateur/5 postes revient à 150 euros TTC pour un an, quand une solution équivalente, achetée une fois pour toute, revenait à 250 euros
  • Des mises à jour automatiques, ce qui permet notamment de diffuser les correctifs de sécurité rapidement
  • Un accès à des services connexes (espace de stockage dans le cloud par exemple)

Il n’empêche qu’au bout de deux ans, trois ans à la rigueur si l’on considère les services connexes, l’option achat redevient compétitive. « Mais non » assure l’éditeur, car il est alors temps de changer de version du logiciel pour tirer parti de toutes les nouveautés produites depuis. Sauf que de très nombreux postes de travail en entreprise disposent encore de versions 2007 voire 2003 de la suite bureautique, sans que cela semble poser de problèmes insurmontables à leurs utilisateurs.

On ajoutera aussi que la dépendance à une bonne liaison internet grandit avec les versions louées, qui demandent des accès quasi permanents et de bonne qualité vers le cloud qui héberge l’application et, parfois, les documents de l’utilisateur. Un avantage certain quand celui-ci est mobile et peut ainsi « emporter » son poste de travail n’importe où. Mais pas une nécessité pour des postes sédentaires.

Location ou achat : quel est votre profil ?

Plutôt que de céder sans combattre aux sirènes du tout locatif – pour le plus grand bien de son budget d’investissement -, le dirigeant de TPE aura tout intérêt à analyser sa situation selon les axes suivants :

  • Qualité d‘accès à internet: si elle est faible, attention à ne pas dépendre d’une version du logiciel dans le cloud
  • Nombre de collaborateurs: ce sont surtout les évolutions de l’effectif qui doivent interpeller. Si l’entreprise est sujette à de grandes variations (croissance rapide, afflux momentanée de stagiaires, pics saisonniers d’activité), la location – possible au mois – a de nombreux atouts
  • Compétences internes en informatique: la version louée présente l’avantage d’une mise en place plus rapide et d’un support qui sera d’autant plus efficace qu’en cas de difficulté, vous risquez de résilier votre abonnement. A retenir donc si vous n’avez pas de geek sous la main…

Au final et même s’il est sans doute illusoire d’imaginer pouvoir résister longtemps à ce mouvement, le dirigeant garde encore la possibilité de dire encore momentanément non à l’inexorable glissement vers la location. A condition de consacrer un peu de temps à la recherche des alternatives (voir encadré).

Toute une suite bureautique pour zéro euros ?

Deux alternatives s’offrent encore au dirigeant qui se refuse à payer un loyer pour son traitement de texte ou son tableur

  • Chercher une version licence de Microsoft Office 2016 pour la petite entreprise. Elle n’a que deux ans, donc n’a -quasiment- pas pris une ride. Et sur certains sites spécialisés dans les fins de série, on peut la trouver à 44 euros TTC pour 1 poste. Evidemment, cela ne va pas durer.
  • Pour encore moins cher, avec une qualité fonctionnelle et ergonomique tout à fait satisfaisante, la suite Open Office est gratuite. Elle aussi propose des mises à jour régulières. En revanche, il faut les télécharger soi-même pour se maintenir au top en termes de sécurité notamment. Autre point d’attention, il n’existe pas d’équivalent de qualité au client de messagerie Outlook. Ce qui ne sera pas un problème si vous avez par ailleurs accès à un webmail fourni par votre hébergeur de site. De façon générale, open office requiert plus de technicité, au moins dans l’étape de mise en place. Mais si vous avez un geek sous la main….
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