Dates de congés : l’employeur garde la main

En tant que dirigeant, vous avez la possibilité d’imposer les dates de départ en vacances de vos salariés. Un pouvoir dont il faut user avec modération. En la matière et comme bien souvent, votre diplomatie et votre sens du win-win font toute la différence.

La prise de congés par les salariés d’une entreprise obéit à des règles précises, que vous devez avoir en tête alors que se profile la période estivale. Voici les principales :

  • C’est le dirigeant qui a le pouvoir de décision en termes de dates de vacances: il peut par exemple décider de fermer l’entreprise pendant quelques semaines et imposer la prise de congés pendant la période (pas plus de 4 semaines, sauf force majeure ou accord d’entreprise). Il peut aussi, toujours en cas de force majeure, revenir sur les dates d’un salarié et lui demander de décaler ses vacances – moyennant finances s’il a déjà engagé des frais.
  • Le dirigeant doit anticiper : ses décisions doivent être communiquées au moins deux mois à l’avance aux salariés (le 31 mars au plus tard, concernant les congés d’été). Par ailleurs, en cas de fermeture, il est tenu d’en informer le CE ou les éventuels délégués du personnel.
  • Il ne peut y avoir de privilèges accordés à tel ou tel salarié: si vous devez donner la priorité à tel ou tel collaborateur pour des vacances à certaines dates, celle-ci doit reposer sur des données objectives comme l’ancienneté ou les charges de famille. Surtout, vous ne pouvez pas adapter les règles quand cela vous arrange pour un cas particulier.
  • Un nombre minimal de jours de congés doit être pris pendant l’été : plus exactement, entre le 1er mai et le 31 octobre (dite période légale), 12 jours ouvrables de congés (2 semaines) consécutifs au moins doivent être pris. A l’inverse, le nombre total de jours d’absence ne doit pas excéder 24 jours ouvrables, soit 4 semaines. La cinquième semaine est prise en dehors de cette période.
  • Les jours de congés pour événements familiaux ne sont pas négociables : si le salarié les demande (suite à une naissance, un décès ou à l’occasion d’un mariage), l’employeur ne peut s’y opposer. Ces congés viennent s’ajouter aux jours légaux dus à tout salarié.
  • Le congé sans solde est à la discrétion de l’employeur : il peut le refuser mais en pratique, c’est souvent un nouvel arrivant dans l’entreprise qui le demande, parce qu’il n’a pas accumulé suffisamment de droits à congés dans son nouveau poste. Il est donc préférable d’évoquer ce point lors de l’embauche et de parvenir à un accord qui pourra être écrit.

Un sujet conflictuel, à traiter avec sérieux : nos conseils

Ce n’est pas parce que la loi lui donne beaucoup de pouvoirs sur les congés, que le dirigeant doit en abuser, bien au contraire. Voilà ce qu’il doit ou devrait faire :

  • Anticiper: concernant les congés d’été, pour lesquels les réservations se prennent souvent dès les premiers mois de l’année, donnez les règles du jeu au plus tôt.
  • Faites tourner: si vous ne fermez pas l’été, vous voudrez certainement organiser une permanence de l’activité, même réduite. Il vous faudra donc imaginer un planning de répartition des absences, par exemple entre juillettistes et aoutiens. Laissez autant que possible les collaborateurs négocier entre eux. Mais si nécessaire, intervenez en justifiant les priorités données à tel ou tel salarié dans ses choix (ancienneté, etc). En cas d’impasse, si vous devez trancher, donnez la règle qui s’appliquera l’année suivante en compensation pour les déçus de l’année en cours. A l’inverse, lorsqu’un collaborateur fait preuve d’altruisme en laissant à ses collègues des dates qui les arrangent, valorisez son « sacrifice », au moins verbalement.
  • Montrez votre intérêt : les congés pris par vos salariés ne sont pas qu’une plaie pour l’entreprise, au contraire ! ils vont revenir reposés et, mieux la période d’organisation des dates de vacances se passe, plus sereins ils sont dans le travail. Dès lors, prenez les devants et intéressez-vous à leurs projets. Bref, faites de la période un moment bénéfique à tous !
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