Notes de frais : comment éviter les redressements ?

Les frais professionnels remboursés au salarié sont exonérés de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu. Ils sont donc surveillés de près par l’URSSAF et l’administration fiscale et peuvent faire l’objet d’un redressement de part et d’autre. Voici les règles à connaître pour une bonne gestion des notes de frais.

La note de frais est un document écrit ou informatisé qui permet à un salarié de se faire rembourser les dépenses qu’il a engagées pour le compte de son employeur. Ce sont généralement les frais de restauration, d’hébergement et de transport liés aux déplacements professionnels.

Lorsque ces dépenses sont avancées par le salarié, l’entreprise a deux options pour les lui rembourser :

  • l’indemnisation forfaitaire:

Cette indemnisation se fait dans la limite d’un barème actualisé annuellement par l’URSSAF et concerne uniquement les frais de déplacement, de restauration et d’hébergement.

En cas de dépassement de plafond, les sommes supplémentaires sont assujetties aux cotisations sociales. Le salarié n’a pas à fournir de justificatifs sur la nature de ses frais.

  • le remboursement au réel:

Les dépenses engagées par le salarié sont remboursées sur présentation de justificatifs. Attention : cette présentation est obligatoire.

Lorsque les dépenses sont réalisées dans le cadre d’une activité professionnelle, c’est-à-dire pour les besoins de l’entreprise, elles sont déductibles du chiffre d’affaires et exonérées de charges sociales. Elles doivent être réalisées dans l’intérêt de l’entreprise et ne pas être excessives : des dépenses trop importantes pourront faire l’objet d’un redressement.

Les frais personnels ne peuvent pas être passés en notes de frais. Ils seraient considérés comme un avantage en nature, soumis à cotisations sociales et intégrés à l’impôt sur le revenu du salarié.

Les informations à fournir sur les notes de frais

La note de frais doit être signée par le salarié et doit être accompagnée impérativement d’une pièce justificative pour chaque ligne de frais engagés. Dans le but d’éviter toute contestation, certaines informations doivent y figurer.

Repas et hébergement

  • motif de la mission
  • nom et fonction des personnes présentes (client/prospect invité ou visité).

La facture de l’établissement, mentionnant sa raison sociale, son adresse et la date, sera jointe impérativement.

À noter :

  • Si un salarié est remboursé de plus de 5 repas d’affaires par mois, les sommes peuvent être requalifiées en avantage en nature, sauf à fournir les preuves du bénéfice apporté à l’entreprise par ces repas (maintien ou récupération de contrats).
  • Les déjeuners remboursés devront être déduits du solde de titres-restaurant attribués au salarié, s’il en bénéficie.
  • La TVA sur les frais d’hôtel n’est pas récupérable.

Indemnités kilométriques

  • motif du déplacement
  • date et lieu de la mission
  • kilomètres parcourus pour raisons professionnelles

Les indemnités kilométriques couvrent les frais de carburant, d’entretien, de dépréciation et d’assurance du véhicule. Le salarié doit produire une copie de la carte grise du véhicule dont il est propriétaire.

À noter :

  • Le salarié ne doit pas imputer les trajets entre son domicile et son lieu de travail, car ces frais sont déjà couverts par l’abattement de 10% sur sa rémunération imposable.

Tout autre frais engagé dans l’intérêt de l’entreprise et accompagné d’un justificatif peut être intégré dans la note de frais. Par exemple : taxi, péage, parking, documentation, fournitures de bureaux, etc…

Le contrôle effectué par l’entreprise

L’entreprise est tenue de vérifier les notes de frais de ses salariés pour éviter les erreurs ou les fraudes délibérées (montants excessifs, dépenses fictives). On estime le coût des irrégularités concernant les notes de frais à plus d’un milliard d’euros chaque année.

Il existe aujourd’hui des outils électroniques  de gestion qui permettent des contrôles rapides et efficaces des notes de frais. En proposant un pré-remplissage des informations demandées, ils facilitent la compilation des dépenses et offrent ainsi un précieux gain de temps aux voyageurs réguliers.

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