Repas des salariés : un éventail réglementaire à bien connaître pour l’employeur

Aucun employeur, sauf dans le secteur de l’Hôtellerie/Restauration, n’est tenu de nourrir ses salariés. Il existe toutefois des règles à bien connaître autour du repas et ce, dès que vous embauchez des collaborateurs.

Voilà ce que tout dirigeant, même d’une TPE comptant peu de salariés, se doit de connaître des règles autour de leurs repas. Car en cas de manquement, l’URSSAF veille et n’hésite pas à redresser hélas.

Espace repas : il suffit qu’un seul salarié le demande !

Vos salariés qui souhaitent prendre leur déjeuner au sein de l’entreprise ont interdiction de le faire à l’endroit même où ils travaillent. A contrario, vous avez l’obligation de leur réserver un espace, plus ou moins grand et plus ou moins équipé, selon le nombre de demandeurs.

Salarié en déplacement : des frais de repas à votre charge

Dès qu’un salarié, dans le cadre de ses missions, n’a pas la possibilité de rentrer chez lui ni de rejoindre l’entreprise pour prendre son repas (midi comme soir), ce repas est considéré comme une « dépense supplémentaire exceptionnelle au titre de l’accomplissement de la mission ». Elle relève des frais de déplacement remboursables par l’employeur, au même titre que le transport ou l’hôtel. Mais il faut faire attention : la règlementation prévoit une base forfaitaire de remboursement, réévaluée chaque année. Sous cette barre, l’intégralité du repas est remboursé sans charges sociales à régler par l’entreprise, ni imposition pour le salarié. Au-dessus, cotisations et impositions rentrent dans la danse (voir encadré) !

Cas particulier des salariés de SSII (société de services en informatique, désormais appelée ESN mais l’URSSAF ne le sait pas encore sur son portail !): plus de prise en charge au-delà de 3 mois chez un même client.

Si votre TPE est une SSII, tout salarié en mission chez un client est considéré comme « en déplacement »  durant les 3 premiers mois son éloignement l’empêche de rejoindre votre entreprise ou son domicile pour les repas : ses repas sont remboursables et soumis aux critères de l’indemnité forfaitaire (voir ci-dessus).

Mais au-delà de trois mois, le salarié devient « sédentaire » chez le client et l’adresse de ce dernier devient sa nouvelle adresse de travail. Le salarié n’est plus considéré comme en déplacement : l’indemnité cesse de lui être due.

Salariés en formation : Remboursement des frais réels exonérés de charges

Un salarié envoyé en formation en dehors des locaux de l’entreprise a droit au remboursement de ses frais de repas, sauf si les repas sont pris en charge par l’institut de formation et intégrés dans le coût de celle-ci. Si ce repas reste à la charge du salarié, il est remboursé aux frais réels, sans charges sociales pour l’entreprise quel que soit le montant de la dépense, et sans imposition sur le revenu pour le collaborateur, car l’Administration considère alors qu’il n’a pas le choix du restaurant.

Titres restaurant : une autre façon de participer aux frais de repas

En tant qu’employeur, vous pouvez aussi décider d’un petit coup de pouce au pouvoir d’achat de vos salariés en leur fournissant des titres restaurant.

  • Les règles à respecter sont alors les suivantes :
    tous les salariés qui justifient d’un repas compris dans leurs horaires de travail doivent en bénéficier, quels que soient leurs revenus, à raison d’un titre par repas, si le travail pour l’entreprise a été effectif, ce qui inclut donc les télétravailleurs.
  • Un salarié malade, en congés ou dispensé de préavis ne peut y prétendre pour les jours où il a été absent.
  • Même règle lorsqu’il est en formation puisqu’il est, on l’a vu dans ce cas, remboursé de ses frais réels.

Notez bien que pour bénéficier des exonérations fiscales et sociales, votre participation doit être comprise entre 50 et 60% de la valeur du titre, sans excéder 5,52 euros (valeur au 1ier janvier 2019). Enfin, la remise de titres restaurant ne vous absout pas de l’obligation de prévoir un espace repas si un ou plusieurs salariés en font la demande.

Des risques réels de redressement

L’URSSAF est traditionnellement vigilante sur ces sujets de repas, d’autant qu’elle peut être « renseignée » par des salariés qui s’estimeraient floués. En cas de non-respect des règles de calcul pour les exonérations de charges, aussi bien sur les titres restaurants (pourcentage pris en charge, plafond, nombre de titres) que pour les indemnités forfaitaires (par exemple s’il est prouvé que le salarié rentre déjeuner chez lui), le redressement portera d’abord sur la fraction indûment exonérée. Mais, en cas de mauvaise fois évidente ou en cas de récidive, le redressement pourra porter sur la totalité de votre participation.

Indemnités forfaitaires de repas pour l’année 2019

Ces indemnités s’appliquent dès lors qu’un employé, dans le cadre de sa mission, est trop éloigné pour rejoindre les locaux de l’entreprise ou son domicile pour sa pause repas.

Contrainte concernant le repas Base pour l’exonération
Si le salarié doit manger au restaurant (sa mission l’impose) 18,80 euros par repas
Si le salarié doit manger hors des locaux de l’entreprise 9,20 euros par repas
Si le salarié doit manger sur son lieu de travail, par exemple un chantier, et que celui-ci est hors des locaux de l’entreprise (panier repas) 6,60 euros par repas

Les remboursements de frais de repas sur cette base sont exonérés de cotisations sociales et non imposables pour le salarié, mais tout ce qui dépasse est « chargé » et intégré au net imposable du salarié

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