Opération « gain de temps » : cinq outils pour mieux s’organiser

Ils sont multi-casquettes. Ils passent du rôle de chef de projet, à celui de commercial ou encore de comptable, plusieurs fois dans une journée… Les dirigeants de TPE courent en permanence après le temps. Voici cinq outils pour les aider à s’organiser et à en gagner.

1. Faire des listes de tâches ou to-do-list

Le principe : Consacrez les 10 à 20 dernières minutes de chaque journée de travail, à planifier celle du lendemain, à minima la matinée et les grands rendez-vous. Une habitude qui permet de mieux dormir et de démarrer chaque journée de travail avec des idées claires. Les dirigeants hostiles au numérique pourront se contenter d’un crayon et d’un grand cahier à spirales, à raison d’une page par jour. Pour tous les autres, il existe des applications pour mobile à télécharger gratuitement. Par exemple : Wunderlist ou Todoist qui offrent l’avantage d’être en français.

2. Mieux organiser ses mails

Consulter ses emails ou pire, rechercher une information dans un vieil email, font perdre chaque jour un temps précieux. Habitude à adopter : ne pas les consulter toutes les cinq minutes, mais leur réserver deux ou trois créneaux par jour (sur la to-do-list) et répondre immédiatement aux plus urgents. Et bien sûr, l’idéal est de les organiser : par clients, par exemple, ou par destinataires, ou encore par projets. Il existe actuellement deux tutoriels en ligne pour apprendre rapidement l’art de bien ranger ses emails (un investissement temps qui peut en faire gagner par la suite), pour les utilisateurs de Gmail et pour ceux d’Outlook.

3. Se réunir en visioconférence

Les réunions, même si elles sont indispensables, sont souvent synonymes de pertes de temps. Intrinsèquement, si l’ordre du jour est mal planifié, mais aussi parce qu’il faut s’y rendre. Pourquoi alors ne pas opter pour la visioconférence avec certains clients déjà fidèles ou encore avec les partenaires de travail ? En octobre dernier, le magazine Zdnet a consacré un dossier à 5 applications professionnelles de visioconférence et à leurs atouts. Pour un usage moins régulier et/ou si installer un logiciel vous parait trop compliqué, il existe aussi des solutions en ligne, comme Mavisioconférence ou Join.me.

4. Opter pour l’agenda partagé

C’est un casse-tête de synchroniser les agendas de plusieurs salariés sur une mission ? Ce n’est pas possible d’être toujours accessible, quand on est sur un chantier, pour caler un rendez-vous avec un client (du coup, il faudra le rappeler plus tard ? L’agenda partagé est dans ce cas une bonne solution. Son principe : permettre à tous les collaborateurs de la TPE d’accéder en ligne à l’agenda de chacun (un salarié de confiance peut donc bloquer un rendez-vous client avec son patron, même si ce dernier est occupé). Mis à jour en temps réel, il aide chacun à organiser son temps de travail en fonction du planning de ceux avec qui il doit collaborer. Quelques outils possibles : Multiplanning, qui propose un essai gratuit de 15 jours ; Doodle, le plus basique ; Wimi, qui permet de créer des agendas partagés pour chaque projet.

5. Opter pour un logiciel de gestion de projet

Si la TPE a pour vocation de mener des projets de longue durée, comme la création et le lancement d’une nouvelle offre de services ou d’un produit, alors un agenda partagé ne suffit plus. Il est peut-être nécessaire d’opter pour un logiciel de gestion de projet qui fera gagner en visibilité et en temps, et qui aidera aussi à atteindre plus surement les objectifs de délais et de budget. Sur son blog, Leadlist, par ailleurs éditeur d’une solution de gestion de la relation client, a fait le tour du marché des outils de gestion de projets dédiés aux petites entreprises : leadlist.fr.

Prendre le temps pour en gagner, avec le slow management

Ici, il ne s’agit plus d’application à télécharger, ni de logiciel à maîtriser, mais d’une approche managériale, qui fait gagner chacun en productivité dans l’entreprise. Il s’agit du slow management, qu’on pourrait traduire par « management lent », consistant, en résumé, à :

  • Impliquer davantage les salariés dans les décisions de l’entreprise,
  • Communiquer avec eux pour partager les soucis mais aussi les succès,
  • Solliciter leurs idées et leur créativité,
  • Et soutenir leurs initiatives dès lors qu’elles peuvent renforcer la cohésion de l’équipe.

Tout patron, en lisant ces conseils, se dit qu’il n’aura pas le temps et, pourtant, c’est aussi une façon d’en gagner.

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