Déménager : un moment fort pour votre entreprise à positiver

Le saviez-vous ? Selon les médecins du travail, le déménagement d’une entreprise est, parmi les traumatismes vécus par les salariés, le second en intensité. Il n’est devancé que par la mise en place d’un plan social. Raison de plus pour bien préparer vos changements de locaux et en faire, si possible, un évènement positif pour votre société comme pour vos collaborateurs.

Fin de bail ? Loyer trop élevé ? Croissance des effectifs et manque de place ? Difficultés d’accès pour les clients ou les salariés ? Les raisons qui peuvent pousser votre TPE à changer de locaux sont multiples. Mais dans tous les cas, l’opération requiert toute votre attention. Voici un pense-bête de toutes les questions à se poser avant le grand saut :

Rédiger un cahier des charges

Celui-ci devra, au minimum, comporter les points suivants :

  • vos besoins en superficie, dans l’immédiat et dans une projection à moyen terme
  • les infrastructures requises, en particulier sur le plan informatique et télécoms, mais aussi pour votre éventuelle flotte automobile
  • vos contraintes de sécurité, d’accessibilité…
  • le planning envisagé
  • Une estimation budgétaire

Communiquer avec les salariés

Si la loi (voir encadré) vous impose de prévenir vos collaborateurs, le bon sens aussi ! En effet, les informer vous aidera non seulement à libérer leur parole sur ce sujet qui les angoisse, mais cela vous permettra aussi de recueillir leurs suggestions, donc de limiter les risques de faire un choix qui leur déplait. Rappelez-vous qu’en fonction de l’allongement des distances entre leur domicile et leur lieu de travail, jusqu’à un quart des salariés remettent leur démission lors d’un déménagement !

Vous pouvez aussi nommer une personne référente, éventuellement dans chaque service, pour accompagner le projet en informant leurs collègues dans un sens, en faisant remonter leurs questions dans l’autre.

Négocier le bail

Une bonne connaissance de l’état du marché de l’immobilier de bureaux est nécessaire pour saisir les opportunités, mais aussi pour négocier au mieux le bail (montant des loyers, durée, échéances de paiement, dépôt de garantie, etc.), les obligations légales ou encore les travaux à effectuer.

Si vous n’êtes pas à l’aise avec ce sujet, ou ne disposez pas du temps nécessaire pour vous en occuper, n’hésitez pas à le sous-traiter à un professionnel qui vous fera gagner temps et argent au final.

Gérer les formalités

Vous devrez aussi penser aux formalités administratives lors de votre déménagement, par exemple en prévenant de votre changement d’adresse :

La mise à jour de votre site internet est également au programme, ainsi que celle de tous vos documents professionnels, notamment les brochures commerciales. A noter que si votre stock est trop important et que vous ne voulez pas le jeter au pilon, vous pouvez apposer des étiquettes sur les anciennes adresses, mais la pratique n’est pas très recommandée.

L’agenda du déménagement

  • Fixez une date souhaitée
  • Si vous faites appel à des déménageurs, faites établir des devis : une fois votre choix effectué, bloquez le prestataire aux dates voulues
  • Si vous choisissez de faire « par vous-mêmes », avec l’aide de vos salariés, n’oubliez pas de réserver les véhicules utilitaires nécessaires au transfert du mobilier
  • Confirmez la date, par exemple au cours d’un week-end
  • Établissez un rétro planning et affichez le dans les bureaux
  • Triez ce qui part dans les nouveaux locaux et ce qui part à la benne (meubles, dossiers, etc.)
  • Emballez les cartons et équipements, les étiqueter
  • Pour l’informatique, prévoir un inventaire, un transport et une procédure de réinstallation spécifique… et prioritaire

Travaux dans les nouveaux locaux

N’oubliez pas de donner du temps aux entreprises chargées des peintures, du cloisonnement et plus généralement de l’aménagement de vos nouveaux locaux

Vous pouvez profiter d’ailleurs de cette période pour organiser une visite de chantier avec vos collaborateurs et un « pique-nique », histoire de leur montrer où ils vont bientôt travailler.

Pendant le déménagement

Ne prenez pas tout sous votre responsabilité : désignez des responsables dans vos équipes qui chercheront les cartons égarés, etc.

Et pour terminer, ne fuyez pas vos équipes : organisez dès votre arrivée dans les locaux, un pot d’accueil où les problèmes – et leurs solutions – encore irrésolus seront abordés en toute transparence. Car ce qui est important, et quelle que soit la motivation initiation du déménagement,  c’est bien d’en faire un vrai tournant positif et bien accepté de tous.

Information des salariés, obligation de mobilité,  ce qui disent les textes

Si vous prévoyez de déménager votre entreprise, vous êtes tenus d’en informer vos collaborateurs :

  • si l’entreprise compte moins de 50 salariés : en prévenant les délégués du personnel ou, à défaut, les salariés ;
  • si elle compte plus de 50 salariés, en consultant le comité d’entreprise (CE) et le comité hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT).

Même si les TPE n’ont généralement pas de CE, il peut être intéressant de s’inspirer de ce qui se négocie alors dans les grandes entreprises. Par exemple :

  • meilleure prise en charge des frais de déplacements ou de transport,
  • aide au passage du permis de conduire ou à l’achat d’un véhicule,
  • mise en place de navettes ou de co-voiturages,
  • aménagement d’horaires ou de télétravail.

Hormis cette phase de négociation, l’employeur doit aussi vérifier si le contrat de travail de ses salariés doit être modifié ou pas. En effet, si le lieu de travail est expressément spécifié, le contrat de travail doit être réécrit avec l’accord du salarié que le déménagement soit proche ou lointain.

Les obligations du salarié

Si le changement de lieu de travail s’effectue dans le même secteur géographique que celui prévu au contrat de travail, le salarié est obligé de déménager. Il s’agit d’une simple modification des conditions de travail imposée au salarié. Son accord n’est pas nécessaire et son refus de déménager peut donner lieu à un licenciement pour motif personnel.

Dans le cas d’un déménagement plus lointain de l’entreprise, deux cas de figure sont possibles :

  • l’entreprise a intégré une clause de mobilité dans le contrat de travail du salarié lui permettant de modifier le lieu sans devoir recueillir son accord
  • le refus de ce dernier peut entraîner un licenciement pour motif personnel.

Sans cette clause de mobilité, l’employeur doit obtenir l’accord du salarié : il doit proposer le changement par lettre recommandée avec AR pour notifier le nouveau lieu. Le salarié dispose alors d’un mois pour refuser la modification. S’il ne répond pas dans les délais, il est considéré comme ayant accepté la modification.

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